Quantos gabinetes de aço para escritório um escritório realmente precisa

Um bom ponto de partida é dividir o armazenamento de escritório em três categorias. O primeiro é o armazenamento diário ativo, como contratos, faturas, arquivos de RH e documentos usados ​​durante o trabalho normal. O segundo é o armazenamento operacional compartilhado, como materiais de escritório, pastas, materiais arquivados e registros de departamento. O terceiro é o armazenamento de reserva de baixo acesso para arquivos mais antigos, documentos de backup ou materiais em caixas. Quando essas três categorias são misturadas em um plano de gabinete, os escritórios muitas vezes acabam com muitos armários bloqueando a circulação ou poucos armários forçando os documentos a entrarem em mesas, salas de reunião ou prateleiras abertas. É por isso que a verdadeira questão não é quantos armários de aço um escritório deve comprar no total, mas quantos são necessários para cada função de armazenamento. A linha de arquivos da Huabao reflete essa divisão funcional, com arquivos de gaveta, armários com portas de tambor, armários com portas giratórias e armários de armazenamento oferecidos como formatos separados de armazenamento de escritório.

Na maioria dos escritórios, os arquivos com gavetas são melhores para acesso a documentos de alta frequência. Uma unidade de gaveta compacta colocada perto da equipe financeira, de RH ou administrativa geralmente permite uma recuperação mais rápida do que um armário de prateleira de altura total. Huabao descreve seus arquivos com gavetas como produtos construídos para abertura, fechamento e trocas de carga frequentes, com construção metálica estável, operação suave das gavetas e travamento centralizado para uso profissional diário. Isso os torna mais adequados para departamentos que trabalham com arquivos ativos ao longo do dia.

Para departamentos partilhados, um armário de armazenamento maior pode muitas vezes substituir várias unidades pequenas. Armários com portas giratórias e armários com portas de tambor são geralmente mais eficientes para fichários, caixas de arquivo, materiais de escritório e armazenamento de uso misto. Huabao afirma que os armários de arquivo com portas giratórias normalmente incluem prateleiras ajustáveis ​​para suportar diferentes formatos de documentos e densidades de armazenamento, enquanto os armários com portas de tambor são projetados para armazenamento vertical e com economia de espaço. Isso significa que um gabinete compartilhado adequadamente selecionado pode muitas vezes fazer o trabalho de vários gabinetes pequenos se o layout interno for bem planejado.

Um modelo de planejamento simples pode ajudar.

Esse tipo de arranjo geralmente funciona melhor do que colocar armários idênticos em todos os lugares, porque segue o fluxo de trabalho em vez da simetria dos móveis. O plano de gabinete de armazenamento de escritório mais eficiente costuma ser aquele que reduz a duplicação.

É também aqui que o fabricante versus o comerciante se torna importante. Um comerciante só pode perguntar quantos armários são necessários e depois citar um catálogo. Um fabricante pode ajudar a avaliar se o escritório precisa de mais gavetas, mais armários com prateleiras ou menos sistemas de armazenamento, mas melhor configurados. A Huabao apresenta-se como um fabricante de móveis de aço com uma área de 60.000 metros quadrados, mais de 200 máquinas, 8 linhas de produção e exporta para mais de 40 países e regiões. A empresa também afirma que oferece serviços OEM e opera sob os sistemas ISO 9001 e ISO 14001. Isso é importante porque o planejamento da quantidade de gabinetes está intimamente ligado ao tipo de gabinete, à configuração interna e à capacidade de fornecimento repetido, e não apenas à contagem de unidades.

O material e a estrutura também influenciam quantos gabinetes são realmente necessários. Armários de escritório de aço são comumente feitos de aço laminado a frio porque suportam boa consistência dimensional, conformabilidade e soldabilidade. ASTM A1008 abrange chapas de carbono laminadas a frio, estruturais e de aço de baixa liga de alta resistência em bobinas e comprimentos cortados. No planejamento prático de armazenamento de escritório, isso é importante porque um gabinete de aço bem estruturado pode transportar armazenamento mais organizado em uma área do que móveis mais fracos que precisam ser sobrecarregados ou substituídos com mais frequência. Um gabinete mais forte geralmente reduz a contagem de gabinetes porque uma unidade de armazenamento adequadamente projetada pode lidar com uma variedade mais ampla de itens com segurança.

A visão geral do processo de fabricação é importante pelo mesmo motivo. Huabao afirma que sua produção inclui corte, puncionamento, soldagem, revestimento em pó e embalagem. Essas etapas afetam diretamente a rigidez do gabinete, a precisão das prateleiras, o ajuste da porta, o movimento da gaveta e a durabilidade da superfície. Se um gabinete for estruturalmente estável e bem planejado internamente, muitas vezes uma unidade pode substituir duas unidades mal projetadas. Em outras palavras, a quantidade de gabinetes não é apenas uma questão de layout. É também uma questão de qualidade do produto. Os escritórios muitas vezes compram em excesso o armazenamento quando não confiam na capacidade ou na usabilidade do próprio gabinete.

Os pontos de verificação de controle de qualidade são outra parte importante do cálculo. ANSI BIFMA X5.9 fornece métodos de teste para unidades de armazenamento independentes, móveis e montadas na parede. A BIFMA o descreve como o padrão para unidades de armazenamento, e os resumos de testes da indústria explicam que ele é usado para avaliar segurança, durabilidade e resistência mecânica em ambientes de escritório. Isso é importante porque os escritórios devem contar com a vida útil e a estabilidade diária de cada gabinete antes de decidir quantos comprar. Um gabinete durável com a estrutura interna correta geralmente é mais valioso do que várias unidades de baixa especificação que criam problemas de acesso ou se desgastam precocemente.

O planejamento OEM e ODM também pode reduzir a quantidade desnecessária de gabinetes. Alguns escritórios precisam de larguras fora do padrão, profundidades reduzidas, espaçamento especial entre prateleiras ou estruturas mistas de gaveta e prateleira para caber em salas compactas ou fluxos de trabalho incomuns. Huabao afirma que presta serviço OEM, o que permite adaptar o layout do gabinete ao escritório em vez de forçar o escritório a se adaptar ao gabinete. Isto é especialmente importante em pequenos escritórios, clínicas, salas de administração escolar e filiais onde cada metro quadrado é importante. Muitas vezes, um plano de gabinete personalizado pode reduzir o número total de gabinetes, aumentando a eficiência de cada um.

As considerações de fornecimento em massa são ainda mais importantes para projetos com várias salas. Se o escritório fizer parte de uma implantação corporativa maior, de um projeto educacional ou de uma rede administrativa, a questão certa será saber quantos tipos de gabinetes são necessários e quantas unidades de cada tipo devem ser padronizadas. Huabao afirma que suas soluções de arquivo são projetadas para uso a longo prazo, compatibilidade de sistemas, pedidos repetidos e fornecimento de projetos. Isto sugere uma abordagem mais estruturada, onde os escritórios utilizam um número limitado de modelos de gabinetes em salas diferentes, em vez de comprar muitas unidades únicas. A padronização pode reduzir erros de contagem de unidades e problemas futuros de reposição.

Uma lista de verificação prática de fornecimento de projetos deve incluir estas perguntas:
Quantas pessoas usam arquivos físicos todos os dias
Quanto armazenamento está ativo e quanto é baseado em arquivo
Um gabinete compartilhado pode substituir várias unidades de mesa
Os departamentos precisam de gavetas, prateleiras ou ambos
O escritório irá expandir ou repetir o mesmo layout em outros locais?
O fornecedor pode oferecer suporte a modelos padronizados ou ajustes de OEM?
O gabinete foi construído para uso diário de longo prazo sob uma lógica de teste de unidade de armazenamento reconhecida?

Essas perguntas levam a uma resposta mais precisa do que um simples cálculo de número de funcionários ou de metros quadrados.

Então, de quantos armários de aço um escritório realmente precisa? Na maioria dos casos, menos do que os compradores imaginam inicialmente, mas cada um precisa ser mais adequado à tarefa real de armazenamento. Um escritório prático geralmente precisa de um pequeno número de arquivos ativos próximos aos principais usuários, um ou mais armários de armazenamento compartilhados para materiais departamentais e armazenamento centralizado de arquivos apenas quando a retenção de papel por longo prazo for necessária. O total certo é criado pelo fluxo de trabalho e não por suposições. Com a linha de armários de gaveta, armários de porta giratória, armários de porta de tambor e estrutura de fornecimento orientada a projetos da Huabao, os escritórios podem construir um plano de gabinete que seja mais fácil de gerenciar, mais fácil de dimensionar e mais eficiente ao longo do tempo.